Lập kế hoạch hiệu quả với phương pháp 5W – H – 2C – 5M

Lập kế hoạch có vai trò quan trọng đối với các nhà quản lý vì giúp công việc diễn ra trơn tru và nhanh chóng. Dưới đây là phương pháp lập kế hoạch hiệu quả được nhiều nhà quản lý áp dụng với tên gọi 5W – H – 2C – 5M.

Vì sao cần cần lập kế hoạch?

Một dự án thành công thường bắt đầu bằng một bản kế hoạch chỉn chu và dự trù được tất cả trường hợp xấu có thể xảy ra. Đây là công việc người quản lý phải tìm ra các cách, phương tiện và thời gian để thực hiện các công việc này hiệu quả.

Để làm được như vậy đòi hỏi người quản lý phải có các kỹ năng quan trọng như:

• Tư duy logic và linh hoạt trong từng hoàn cảnh
• Biết sử dụng thông minh các nguồn nhân sự để tạo nên một tổ chức thống nhất
• Biết ưu tiên phần nào và dành nhiều nỗ lực vào đó
• Sẵn sàng xử lý khủng hoảng và đối mặt với những sự cố bất ngờ từ bên ngoài.

Xem thêm: Ikigia Xây dựng lẽ sống cho học tập và làm việc

Lập kế hoạch hiệu quả với phương pháp 5W – 1H – 2C – 5M

5W 1H 2C và 5M được coi là xương sống của toàn bộ bản kế hoạch, chúng giúp bạn định hình được mục tiêu cần hướng tới và từ đó tạo nên bản kế hoạch hoàn hảo. Các công đoạn của bản kế hoạch này là:

5W: When – Where – Who – Why – What

• When – Where – Who: Bạn cần xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện dự án này là ai. Phân chia công việc hợp lý dựa trên những kỹ năng của nhân viên. Người quản lý sẽ biết được nhân viên của mình ai mạnh yếu những phần nào và từ đó quyết định phần việc cho  họ.
• Tiếp đến hãy thử trả lời công việc này được thực hiện ở đâu thì hợp lý. Nếu số lượng khách đến đông thì những địa điểm như sân vận động được đề xuất thay vì nhà hát chật hẹp. Và thời gian là điểm quyết định kế hoạch đó diễn ra. Công việc bắt đầu khi nào và kết thúc thời điểm nào là hợp lý.
• Why: Câu hỏi tiếp theo sẽ giúp bạn xác định mục tiêu công việc chính xác hơn. Bạn thực hiện công việc này vì điều gì. Hãy trả lời các câu Tại sao bạn làm công việc này? Ý nghĩa của nó là gì? hay Nếu không làm thì có ảnh hưởng đến lợi ích của ai không? Việc đặt câu hỏi là để xác định được mục tiêu ban đầu và có cơ sở cho bước đánh giá sau cùng.
• What: Sau khi xác định được tất cả những điểm nói trên, bạn dùng phương pháp gì để thực hiện sẽ là câu hỏi quan trọng cần trả lời. Nội dung công việc được vạch cụ thể giúp bạn biết được tổng quan và thực hiện theo trình tự này tốt hơn.

Xem thêm: Cách tư vấn chọn màu sắc theo phong thủy chuẩn nhất – 90% đang bị sai

1H: How

Phương pháp thực hiện các công việc đã liệt kê là gì. Bạn phải dùng sức người hay nhờ sự hỗ trợ của máy móc đều được liệt kê cụ thể ở bước quan trọng này.

2C: Control – Check

• Control: Kiểm soát dự án đi đúng hướng là việc làm quan trọng mà người quản lý sẽ là người đứng đầu và chịu trách nhiệm. Bất cứ công việc nào khi tiến hành cũng cần đến bước này để cải thiện từng phần và hoàn thiện nhằm đem đến kết quả tốt nhất. Việc đo lường bằng công cụ gì và như thế nào sẽ được vạch sẵn trong bản kế hoạch. Tùy vào tính chất công việc và kết quả cần đạt thì các công cụ này sẽ thay đổi theo.
• Check: Xác định phương pháp mà người quản lý sẽ dùng để kiểm tra trong trường hợp này là gì. Bạn phải kiểm tra nó với tần suất bao nhiêu và người thực hiện việc này là ai. Đích thân người quản lý hay trợ lý thực hiện?

 

5M: Man – Money – Material – Machine – Method

• Man: Nguồn nhân lực. Tùy vào quy mô dự án, người quản lý cần xác định có bao nhiêu người để thực hiện thành công dự án này. Ai ở khâu nào và làm việc gì cần được quyết định trong thời gian lập kế hoạch để tránh ảnh hưởng đến dự về lâu dài.
• Money: Tiền bạc. Ngân sách thực hiện dự án là yếu tố quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi lên kế hoạch các dự án này. Các khoảng tiền cần thiết để dự án có thể đi vào hiện thực và đừng quên một khoảng sự trù cho các sự cố ngoài ý muốn.
• Material: Nguyên vật liệu cần chuẩn bị cho dự án gồm nhiều yếu tố tạo thành như: phương pháp giao hàng, xác định thời gian và các nhà cung ứng.
• Machine: Máy móc sản xuất
• Method: Phương pháp thực hiện

Xem thêm tại Fanpage Zenio